Firma medyczna wysłała jednego z lekarzy na szkolenie organizowane przez XYZ. Lekarz dostał zaproszenie, na którym zostało napisane, że po zakończonym szkoleniu otrzyma PIT 8C. W mailu, który wysłano do Pana Doktora dołączono oświadczenie do PITu 8C z prośbą o jego wypełnienie. Po szkoleniu wysłano do Pana Doktora trzy maile z oświadczeniem do wypełnienia i nie uzyskano żadnej odpowiedzi. Pan Doktor telefonicznie stwierdził, że nie widzi powodu, dla którego miałby takie oświadczenie podpisać i dostać od firmy PIT 8C, ponieważ na to szkolenie został zaproszony przez firmę, on nie występował do firmy z taką prośbą, a poza tym został wytypowany przez swojego przełożonego na to szkolenie. Reasumując, Pan nie uważa tego szkolenia za swój przychód i nie wyraża zgody na otrzymanie PITu. Czy firma medyczna ma obowiązek wystawienia PIT-8C lekarzowi zaproszonemu na kongres naukowy, który odmawia podania danych niezbędnych do wystawienia dokumentu, twierdząc, że nie występował z prośbą o zaproszenie i został wyznaczony do wyjazdu przez przełożonego?

W kontekście przedstawionego stanu faktycznego pytanie należy rozpatrzyć na co najmniej trzech płaszczyznach:
Po pierwsze, kluczowe jest ustalenie, kto jest adresatem korzyści w postaci sponsorowanego wyjazdu. Jeżeli bowiem adresatem był podmiot leczniczy (którego organy zdecydowały żeby wydelegować wybranego specjalistę ze swojego grona pracowników), to ewentualny przychód powinien zostać rozpoznany przez podmiot leczniczy (odrębną kwestią jest, czy w ogóle przychód ten powstanie na gruncie przepisów podatku dochodowego od osób prawnych – CIT). W takiej sytuacji nie istnieje obowiązek wystawiania PIT-8C.
Po drugie, jeżeli adresatem nie był podmiot leczniczy, ale bezpośrednio lekarz, to należy ustalić zakres sponsorowanych świadczeń i zbadać czy w ogóle przychód ten będzie podlegał opodatkowaniu na gruncie przepisów podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT). Możliwe jest bowiem zastosowanie określonych zwolnień z PIT (obejmujących m.in. w całości koszty noclegu oraz przelotów, a koszty wyżywienia oraz przejazdów lokalną komunikacją – np. z hotelu na konferencję – do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Podkreślamy, że ustalenia w tym zakresie wymaga konsultacji z prawnikiem-doradcą podatkowym w konkretnym stanie faktycznym, ponieważ wiele zależy od dokumentacji takiego działania sponsorskiego, jego podstawy prawnej, itd.
Po trzecie – przy założeniu, że faktycznym beneficjentem świadczenia jest lekarz i otrzymane przez niego świadczenia faktycznie należałoby opodatkować PIT – brak danych nie zwalnia z obowiązku wystawienia informacji PIT-8C. Interpretacje organów podatkowych w takiej sytuacji są niejednolite, ale można zasadnie twierdzić, że z praktycznego punktu widzenia sponsor powinien podjąć próbę ustalenia danych osobowych (trzeba mieć dokumentację dowodzącą podjęcia takiej próby – patrz interpretacja indywidualna z 29 kwietnia 2010 r., nr ILPB1/415-421/09/10-S/AMN). W przypadku dysponowania jedynie szczątkowymi danymi, gdy wysyłka elektronicznego PIT-8C jest bardzo utrudniona lub wręcz niemożliwa, najbezpieczniej jest wystawić i wysłać dokument papierowy PIT-8C (patrz interpretacja indywidualna z 5 czerwca 2015 r., nr IBPBII/2/4511286/15/HS), choć rozwiązanie to nie wynika z przepisów prawa. Podkreślamy jednak, że w naszym przekonaniu nikt nie może być zobowiązany do świadczenia niemożliwego i ponosić negatywnych konsekwencji odmowy przekazania danych przez beneficjenta świadczenia. Ze względu na wspomnianą niejednolitość orzecznictwa oraz różnorodność stanów faktycznych, przed podjęciem decyzji w tego rodzaju sprawach rekomendujemy uzyskanie opinii prawnika-doradcy podatkowego.
[Odpowiedź wg stanu prawnego oraz stanu orzecznictwa organów państwowych na dzień 24.09.2015 r.]